28 lutego 2025
W przypadku decyzji o zamknięciu działalności gospodarczej przedsiębiorca musi zadbać o prawidłowe zarządzanie dokumentacją pracowniczą. Przechowywanie dokumentów pracowniczych, takich jak umowy o pracę czy akta osobowe, jest kluczowym obowiązkiem wynikającym z przepisów prawa. W artykule omawiamy zasady dotyczące archiwizacji dokumentów w przypadku likwidacji spółki lub zakończenia prowadzenia działalności gospodarczej.
Spis treści:
Każdy pracodawca jest zobowiązany prowadzić dokumentację związaną ze stosunkiem pracy i zapewnić jej bezpieczeństwo, zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. Zgodnie z przepisami, dokumenty te muszą być kompletne, chronione przed zniszczeniem, zniszczeniem i utratą poufności. Niewywiązanie się z tego obowiązku może skutkować karą grzywny od 1 000 do 30 000 złotych.
Okres przechowywania dokumentacji pracowniczej zależy od daty zatrudnienia pracownika. Zasady te kształtują się następująco:
Po upływie okresu przechowywania dokumentacji pracownik ma miesiąc na odebranie swoich dokumentów. W przypadku ich nieodebrania pracodawca zobowiązany jest do ich zniszczenia w ciągu 12 miesięcy.
W przypadku likwidacji spółki lub ogłoszenia upadłości, przechowywaniem dokumentów zajmuje się likwidator lub syndyk. Ich zadaniem jest wskazanie podmiotu specjalizującego się w przechowywaniu dokumentacji. Przedsiębiorca jest zobowiązany zabezpieczyć środki finansowe na ten cel. Jeśli sąd uzna, że firma nie jest w stanie tego zrobić, dokumenty mogą trafić do Archiwum Państwowego.
Jeśli Sąd Rejonowy stwierdzi brak środków finansowych na przechowywanie dokumentów, może zadecydować o przekazaniu dokumentacji do Archiwum Państwowego. Archiwum Państwowe zajmuje się przechowywaniem dokumentów osobowych i płacowych, a jego koszty pokrywają osoby zarządzające spółką w momencie jej wykreślenia z rejestru CEIDG lub KRS.
Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych może podjąć decyzję o odpłatnym przechowywaniu dokumentacji, jeśli istnieje ryzyko jej zniszczenia, np. w wyniku działania czynników atmosferycznych.
W przypadku likwidacji firmy dokumenty związane z zatrudnieniem mogą zostać przekazane do ZUS, archiwów państwowych lub innych podmiotów. Informacje na temat miejsca przechowywania dokumentacji można uzyskać w:
Coraz częściej stosowaną praktyką jest digitalizacja dokumentacji. Przechowywanie dokumentów w formie elektronicznej nie tylko ułatwia dostęp do danych osobowych, ale także zmniejsza ryzyko zniszczenia lub zagubienia akt osobowych.
Archiwizacja dokumentów polega na ich systematycznym przechowywaniu w celu zachowania zgodności z obowiązującymi przepisami prawnymi, w tym dotyczącymi kwestii podatkowych. W zależności od rodzaju dokumentów, prawo określa, jak długo należy przechowywać poszczególne materiały – najczęściej jest to okres od 5 do 10 lat. Kompleksowy proces archiwizacji obejmuje zarówno dokumenty papierowe, jak i cyfrowe, zapewniając ich właściwe zabezpieczenie przed zniszczeniem lub utratą. W przypadku konieczności wydania postanowienia, na przykład przez urząd skarbowy właściwy dla danej firmy, dostępność i prawidłowe uporządkowanie dokumentów może mieć kluczowe znaczenie dla szybkiego i sprawnego załatwienia spraw urzędowych.
Zgodnie z przepisami, przechowywanie dokumentów pracowniczych po zamknięciu działalności gospodarczej to istotny obowiązek każdego pracodawcy. W przypadku likwidacji spółki konieczne jest wskazanie podmiotu odpowiedzialnego za dalsze przechowywanie dokumentów. W razie braku możliwości finansowych na ten cel, dokumentacja może zostać przekazana do Archiwum Państwowego. Informacje o przechowywaniu dokumentacji pracowniczej można uzyskać w ZUS, archiwach państwowych oraz urzędach skarbowych. Pamiętajmy, że prawidłowa archiwizacja dokumentów jest kluczowa dla ochrony danych osobowych i praw pracowników.
