07 maja 2025
W życiu każdego człowieka zdarzają się wydarzenia o szczególnym charakterze – zarówno radosne, jak np. ślub, jak i smutne, takie jak śmierć bliskiej osoby. Zdarzenia te często wymagają obecności pracownika poza miejscem pracy i powodują konieczność uzyskania zwolnienia od pracy. Właśnie z myślą o takich sytuacjach, ustawodawca wprowadził przepisy regulujące urlop okolicznościowy, który stanowi szczególną formę zwolnienia. Sprawdź, komu i kiedy przysługuje urlop okolicznościowy, jak wygląda jego wymiar, na jakich zasadach jest płatny, i w jaki sposób złożyć wniosek o urlop okolicznościowy.
Spis treści:
Zasady udzielania urlopu okolicznościowego zostały szczegółowo określone w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy. Jest to akt wykonawczy do Kodeksu pracy, który jasno wskazuje przypadki, w których pracownikowi przysługuje urlop okolicznościowy, a także określa jego wymiar.
Zgodnie z tym rozporządzeniem, każdemu pracownikowi zatrudnionemu na podstawie umowy o pracę, który znajdzie się w określonej sytuacji życiowej, przysługuje dzień wolny lub dwa dni wolne od pracy, w zależności od rodzaju zdarzenia.
Urlop okolicznościowy przysługuje pracownikowi w następujących sytuacjach:
To właśnie te szczególne sytuacje życiowe uprawniają do skorzystania z urlopu okolicznościowego.
Wymiar urlopu okolicznościowego zależy od rodzaju zdarzenia i nie jest ustalony jednolicie. W rozporządzeniu wskazano konkretne przypadki, w których pracownikowi przysługuje 1 dzień lub 2 dni urlopu. Co istotne – są to dni wolne od pracy i należy je wykorzystać w związku z konkretną okolicznością.
Przykładowo:
Aby skorzystać z urlopu okolicznościowego, należy złożyć wniosek o urlop okolicznościowy do pracodawcy. W większości firm obowiązuje określony wzór takiego dokumentu – może to być formularz papierowy lub elektroniczny, np. w systemie kadrowym.
Wniosek o urlop okolicznościowy powinien zawierać:
Zasadniczo urlop okolicznościowy powinien być wykorzystany w dniu wystąpienia okoliczności lub bezpośrednio, lub po niej. Jednak wykorzystanie urlopu okolicznościowego w innym dniu – np. dzień wcześniej na przygotowania do ślubu czy organizację pogrzebu – również jest dopuszczalne, pod warunkiem że pozostaje to w związku przyczynowym z daną sytuacją. Pracodawcy zazwyczaj udzielają urlopu okolicznościowego w dniach przybliżonych do wydarzenia.
Nie można natomiast skorzystać z tego urlopu w celu niezwiązanym z wydarzeniem okolicznościowym. Przykładowo – nie można wziąć urlopu okolicznościowego po pogrzebie, by pojechać na wakacje. W takiej sytuacji należy złożyć wniosek o urlop wypoczynkowy.
Urlop okolicznościowy jest urlopem płatnym. Wynagrodzenie za urlop okolicznościowy oblicza się w taki sam sposób, jak wynagrodzenie za urlop wypoczynkowy. Oznacza to, że pracownik zachowuje prawo do pełnego wynagrodzenia za czas urlopu okolicznościowego.
Podstawę do wyliczenia wynagrodzenia stanowią:
Jeśli zdarzenie, np. ślub dziecka, nie dojdzie do skutku, a pracownik skorzysta z urlopu, powinien on niezwłocznie poinformować pracodawcę i wystąpić z wnioskiem o urlop wypoczynkowy. W przeciwnym razie jego nieobecność w pracy zostanie potraktowana jako usprawiedliwiona, ale bez prawa do wynagrodzenia.
Warto podkreślić, że urlop okolicznościowy przysługuje wyłącznie pracownikom zatrudnionym na podstawie umowy o pracę. Osoby wykonujące pracę na podstawie umów cywilnoprawnych (np. umowa zlecenie, umowa o dzieło) nie mogą korzystać z tego przywileju. Dla nich możliwość uzyskania dnia wolnego zależy wyłącznie od dobrej woli zleceniodawcy.
Urlop okolicznościowy to wyraz troski o komfort psychiczny i życiowe potrzeby pracownika. Zdarzenia takie jak pogrzeb, ślub czy narodziny dziecka to chwile, które wymagają szczególnego potraktowania – także w życiu zawodowym. Przepisy, które obowiązują w Polsce, pozwalają pracownikom zatrudnionym na podstawie umowy o pracę na skorzystanie z urlopu okolicznościowego, który jest płatny i formalnie usprawiedliwia nieobecność w pracy.
Pamiętaj – aby wszystko przebiegło prawidłowo, zadbaj o poprawne złożenie wniosku o urlop okolicznościowy, a jeśli to konieczne – dołącz dokument potwierdzający zaistniałą sytuację. Tylko wtedy możesz mieć pewność, że Twój dzień wolny zostanie potraktowany zgodnie z przepisami, a Ty zachowasz prawo do wynagrodzenia.
