09 kwietnia 2025
W dzisiejszym świecie pracy coraz więcej pracowników musi odbywać podróże służbowe w ramach swoich obowiązków. Jednak nie zawsze jest jasne, w jaki sposób należy rozliczać czas pracy w delegacji. Czy każda minuta spędzona poza siedzibą firmy powinna być zaliczana do czasu pracy? Jak wygląda sytuacja w przypadku podróży służbowej pracownika poza jego regularnymi godzinami pracy? Przyjrzyjmy się temu tematowi bliżej.
Spis treści:
Rozliczenie czasu pracy pracownika odbywającego podróż służbową zależy od zasad rozliczania czasu podróży służbowej oraz obowiązującym pracownika rozkładem czasu pracy. Czas samej podróży służbowej nie zawsze zalicza się do czasu pracy – kluczowe znaczenie mają tutaj harmonogramowe godziny pracy pracownika oraz miejsce świadczenia pracy. Pracodawca musi uwzględniać zarówno godziny normalnego rozkładu czasu pracy, jak i ewentualne świadczenia z tytułu podróży służbowej. Pracownikowi przysługują należności wynikające z podróży służbowej, takie jak diety, zwrot kosztów przejazdu i zakwaterowania, co określa rozporządzenie ministra pracy i polityki społecznej.
Pojęcie „podróż służbowa” oraz „delegacja” są często używane zamiennie. Zgodnie z § 1 Kodeksu Pracy podróż służbowa to wykonywanie przez pracownika zadań służbowych poza miejscowością, w której znajduje się jego zakład pracy lub w innym miejscu wyznaczonym do wykonywania pracy. Oznacza to, że pracownik, który na polecenie pracodawcy musi wyjechać poza swoje stałe miejsce pracy, znajduje się w podróży służbowej.
Zgodnie z art. 128 § 1 Kodeksu Pracy czas pracy jest czasem, w którym pracownik pozostaje w dyspozycji pracodawcy w zakładzie pracy lub w innym miejscu wyznaczonym do wykonywania pracy. Jednak w przypadku podróży służbowej pracownik często znajduje się poza firmą i nie zawsze wykonuje swoje obowiązki. Kluczowym aspektem jest więc rozróżnienie, co można zaliczyć do czasu pracy w podróży służbowej.
Czas pracy w delegacji obejmuje:
Nie zalicza się natomiast:
Podróż służbowa należy do sytuacji, w których czas pracy pracownika należy rozpatrywać zgodnie z regulacją czasu pracy i prawa do wynagrodzenia. W pozostałych przypadkach czas podróży służbowej przypadający poza harmonogramowe godziny pracy nie jest zaliczany do czasu pracy, chyba że w trakcie podróży służbowej pracownik wykonywał świadczenia pracy.
Jeśli pracownik podróżuje w zakresie wykraczającym poza rozkładowy czas pracy, a podróż ta nie jest czasem wolnym od pracy, może to skutkować naliczeniem godzin nadliczbowych. W takim przypadku konieczne jest uwzględnienie limitu gwarantowanego pracownikowi czasu odpoczynku, co wynika z obowiązujących przepisów dotyczących rozliczania czasu pracy.
Czas podróży służbowej zalicza się do czasu pracy tylko wtedy, gdy pracownik świadczy pracę podczas podróży służbowej lub gdy podróż przypada na harmonogramowe godziny pracy. W innych przypadkach czas pobytu w tej miejscowości stanowiącej cel pracowniczej podróży służbowej oraz czas samej podróży służbowej nie są zaliczane do czasu pracy, chyba że wynika to z przepisów prawa pracy.
Wliczania do czasu pracy czasu dojazdu oraz powrotu nie stosuje się, jeśli pracownik nie wykonuje świadczenia pracy w rozumieniu art. kodeksu pracy. Jednak w podstawowym systemie czasu pracy pracodawca może określić inne zasady rozliczania czasu podróży służbowej oraz zasad rozliczania czasu rozpoczęcia i zakończenia podróży służbowej, uwzględniając dyspozycji zakładu pracy i miejsce świadczenia pracy.
Czas dojazdu i powrotu z miejscowości, w której odbywa się delegacja, nie jest standardowo zaliczany do czasu pracy, jeśli podróż nie odbywa się w godzinach pracy i pracownik nie wykonuje w tym czasie żadnych czynności służbowych. Wyjątkiem jest sytuacja, gdy pracownik podróżuje w ramach swoich obowiązków, np. jako kierowca służbowego pojazdu.
Jeżeli podróż służbowa pracownika odbywa się w czasie godzin pracy zgodnie z jego rozkładem czasu pracy, wtedy może być ona zaliczona do czasu pracy. Oznacza to, że pracownik powinien otrzymać wynagrodzenie jak za standardową pracę.
Praca w godzinach nadliczbowych w delegacji może powstać w sytuacji, gdy czas wykonywania obowiązków przekroczy ustalony wymiar czasu pracy pracownika. W takim przypadku kodeks pracy przewiduje rekompensatę w formie:
Pracownik może również zamiast dodatku otrzymać dzień wolny od pracy, jeśli taka rekompensata zostanie ustalona z pracodawcą.
Podróż służbowa może czasami przypadać na dni wolne od pracy, np. weekendy. W takich przypadkach kodeks pracy jasno określa zasady rekompensaty:
Często pojawia się pytanie, czy podróż służbowa oznacza nieobecność pracownika w pracy. Zgodnie z orzecznictwem Sądu Najwyższego delegacja nie jest nieobecnością usprawiedliwioną, ponieważ pracownik wykonuje swoje obowiązki, choć w innym miejscu wyznaczonym do wykonywania pracy. Przebywanie w podróży służbowej nie przerywa stosunku pracy i nie zmienia faktu, że pracownik pozostaje w dyspozycji pracodawcy.
Rozliczanie czasu pracy w delegacji jest zagadnieniem wymagającym znajomości kodeksu pracy oraz precyzyjnego określenia, które godziny mogą zostać zaliczone do czasu pracy. Podróż służbowa pracownika nie zawsze oznacza, że cały czas spędzony poza biurem będzie liczył się do jego wymiaru czasu pracy. Kluczowe aspekty, które należy brać pod uwagę, to:
Warto, by pracownicy i pracodawcy mieli świadomość zasad rządzących rozliczaniem czasu pracy w delegacji. Dzięki temu można uniknąć nieporozumień i zadbać o uczciwe rozliczenie godzin pracy, zgodne z przepisami kodeksu pracy.
