RODO w dziale kadr i płac – ochrona danych osobowych w procesie rekrutacji i zatrudnienia

09 kwietnia 2025

W maju 2018 roku w Unii Europejskiej zaczęło obowiązywać Rozporządzenie Ogólne o Ochronie Danych Osobowych (RODO), które miało istotny wpływ na zarządzanie danymi osobowymi w firmach. Przepisy RODO wpłynęły na sposób, w jaki przetwarza się dane osobowe w procesie rekrutacji, zatrudnienia i rozliczeń płacowych. Działy kadr i płac, HR oraz administratorzy danych musieli dostosować swoje procedury, aby zapewnić zgodność z przepisami oraz ochronę prywatności pracowników.

Spis treści:

• RODO w dziale kadr i płac – czy jest ważne?
• Kategorie danych osobowych w działach kadr i płac
• Minimalizacja i przetwarzanie danych osobowych w rekrutacji i zatrudnieniu
• Dokumenty, których nie wolno przechowywać w aktach osobowych
• Przetwarzanie wizerunku pracownika zgodnie z przepisami RODO
• Monitoring w miejscu pracy i monitoring poczty elektronicznej
• Prawa pracownika w zakresie przetwarzania danych osobowych
• Przepisy RODO w kontekście outsourcingu kadr i płac
• Inspektor ochrony danych – rola i obowiązki

RODO w dziale kadr i płac – czy jest ważne?

Przepisy RODO w dziale kadr i płac mają kluczowe znaczenie, ponieważ dotyczą przetwarzania danych osobowych pracowników. Dział kadr i płac gromadzi i zarządza informacjami wrażliwymi, takimi jak dane identyfikacyjne, adresy, wynagrodzenia czy informacje o stanie zdrowia. W związku z tym pracodawcy muszą spełniać wymogi wynikające z unijnego rozporządzenia RODO, dbając o odpowiednią ochronę tych danych oraz realizując obowiązek informacyjny wobec pracowników. Niedopełnienie tych obowiązków może skutkować nałożeniem wysokich kar finansowych oraz utratą zaufania pracowników.

Kategorie danych osobowych w działach kadr i płac

Dane osobowe to wszelkie informacje, które pozwalają na identyfikację osoby fizycznej. W kontekście działów kadr i płac wyróżniamy kilka kategorii danych:

1. Dane zwykłe – obejmują takie informacje jak imię, nazwisko, adres zamieszkania, numer telefonu, adres e-mail czy numer PESEL. Te dane są niezbędne w procesach związanych z rekrutacją i zatrudnieniem.
2. Dane szczególnie (wrażliwe) – obejmują informacje dotyczące zdrowia, pochodzenia rasowego, orientacji seksualnej, przekonań religijnych czy przynależności związkowej. Ich przetwarzanie jest ograniczone i wymaga szczególnych podstaw prawnych.
3. Dane dotyczące wyroków sądowych i naruszeń prawa – mogą być przetwarzane jedynie w określonych przypadkach, np. gdy wymaga tego ustawa (np. obowiązek przedstawienia zaświadczenia o niekaralności w niektórych zawodach).

Minimalizacja i przetwarzanie danych osobowych w rekrutacji i zatrudnieniu

Zgodnie z przepisami RODO, pracodawca powinien stosować zasadę minimalizacji danych osobowych. Oznacza to, że może przetwarzać tylko te dane, które są niezbędne do realizacji określonego celu, np. zatrudnienia pracownika.

Podczas rekrutacji można przetwarzać jedynie podstawowe dane osobowe, takie jak:

• imię i nazwisko,
• data urodzenia,
• dane kontaktowe,
• wykształcenie,
• kwalifikacje zawodowe,
• historia zatrudnienia.

Po zatrudnieniu zakres przetwarzania danych osobowych poszerza się o informacje niezbędne do realizacji obowiązków pracodawcy, np.:

• PESEL,
• adres zamieszkania,
• numer rachunku bankowego do wynagrodzeń,
• dane osobowe członków rodziny (np. w przypadku korzystania z uprawnień wynikających z Kodeksu Pracy),
• zaświadczenie o niekaralności (jeśli wymagane).

Dokumenty, których nie wolno przechowywać w aktach osobowych

W ramach ochrony danych osobowych nie wszystkie dokumenty mogą być gromadzone w aktach osobowych pracownika. Niedozwolone jest przechowywanie:

• Kopii dowodu osobistego – pracodawca może jedynie zweryfikować dane z dokumentu.
• Dokumentacji związanej z wypadkami przy pracy – powinna być przechowywana przez służby BHP.
• Kopii legitymacji emeryta lub rencisty – jedynie do wglądu.

Przetwarzanie wizerunku pracownika zgodnie z przepisami RODO

Wizerunek pracownika to również dane osobowe, które podlegają ochronie. Pracodawca nie może przetwarzać zdjęć, nagrań wideo czy innych materiałów wizualnych bez uzyskania wyraźnej zgody pracownika. Zgoda powinna być dobrowolna i możliwa do wycofania w każdej chwili.

Monitoring w miejscu pracy i monitoring poczty elektronicznej

Monitoring jest często stosowany przez pracodawców, ale jego stosowanie musi być zgodne z przepisami RODO. Pracodawca, jako administrator danych, musi:

• jasno określić cel monitoringu,
• poinformować pracowników o stosowanych środkach monitoringu,
• zapewnić poufność danych i ograniczyć ich przetwarzanie do niezbędnego zakresu.

Monitoring wizyjny może być stosowany wyłącznie w celu zapewnienia bezpieczeństwa, ochrony mienia lub kontroli procesu pracy. Nagrania nie powinny być przechowywane dłużej niż 3 miesiące, chyba że stanowią dowód w postępowaniu prawnym.

Monitoring poczty elektronicznej nie może naruszać tajemnicy korespondencji ani innych dóbr osobistych pracowników. Pracodawca może monitorować pocztę tylko w celu sprawdzenia wykonywania obowiązków służbowych, a nie w celu ingerencji w prywatność pracownika.

Prawa pracownika w zakresie przetwarzania danych osobowych

Zgodnie z RODO, pracownicy mają szereg praw związanych z przetwarzaniem ich danych osobowych:

• Prawo dostępu do danych – pracownik może żądać informacji o przetwarzanych danych oraz uzyskać ich kopię.
• Prawo do sprostowania danych – jeśli dane są nieaktualne lub nieprawidłowe, pracownik ma prawo do ich poprawienia.
• Prawo do ograniczenia przetwarzania – w określonych sytuacjach pracownik może żądać ograniczenia przetwarzania swoich danych.
• Prawo do sprzeciwu wobec przetwarzania – jeśli pracodawca przetwarza dane w sposób wykraczający poza obowiązki prawne, pracownik może się temu sprzeciwić.
• Prawo do usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”) – dotyczy sytuacji, gdy dane nie są już potrzebne do realizacji celu, dla którego zostały zebrane.

Przepisy RODO w kontekście outsourcingu kadr i płac

Outsourcing kadr i płac wiąże się z przekazywaniem danych osobowych pracowników zewnętrznym podmiotom, co wymaga szczególnej staranności w zakresie zgodności z RODO. Pracodawca, jako administrator danych, musi upewnić się, że dostawca usług outsourcingowych spełnia wymogi unijnego prawa oraz posiada odpowiednie zabezpieczenia chroniące dane przed nieautoryzowanym dostępem. Ważnym elementem jest także zawarcie umowy powierzenia przetwarzania danych, w której określone zostaną obowiązki oraz odpowiedzialność obu stron. Przestrzeganie przepisów RODO w outsourcingu kadr i płac minimalizuje ryzyko naruszeń i zapewnia bezpieczeństwo danych pracowników.

Inspektor ochrony danych – rola i obowiązki

Niektóre organizacje, w tym duże przedsiębiorstwa oraz instytucje publiczne, są zobowiązane do wyznaczenia Inspektora Ochrony Danych (IOD). Jego zadaniem jest nadzorowanie zgodności przetwarzania danych z przepisami RODO, doradzanie pracodawcy oraz szkolenie pracowników w zakresie ochrony danych osobowych.

Podsumowanie

RODO w kadrach i płacach wymaga szczególnej uwagi na kwestie ochrony danych osobowych. Pracodawcy i administratorzy danych muszą przestrzegać przepisów RODO, minimalizować przetwarzanie danych osobowych oraz zapewniać poufność i bezpieczeństwo dokumentacji. Działania te mają na celu nie tylko uniknięcie kar, ale także budowanie zaufania w relacjach z pracownikami. Regularne szkolenia z zakresu ochrony danych osobowych oraz wdrażanie procedur zgodnych z prawem pozwalają na efektywne zarządzanie danymi w działach HR i kadrowych.