12 czerwca 2025
Prowadzenie dokumentacji pracowniczej to jeden z najważniejszych obowiązków każdego pracodawcy – bez względu na wielkość firmy, branżę czy liczbę zatrudnionych osób. To nie tylko wymóg formalny wynikający z Kodeksu pracy, ale również narzędzie, które gwarantuje bezpieczeństwo prawne zarówno dla pracodawcy, jak i dla pracownika. Co więcej, w 2025 roku obowiązują zaktualizowane zasady, których nieznajomość może drogo kosztować.
Zapraszamy Cię do lektury artykułu, w którym wyjaśniamy szczegółowo, czym jest dokumentacja pracownicza, jak prawidłowo prowadzić akta osobowe pracownika, jak wygląda struktura dokumentów oraz jak długo należy je przechowywać. Dowiesz się też, jakie są najczęstsze błędy i jak ich unikać, aby uniknąć kar – nawet do 30 000 zł!
Spis treści:
Prowadzenie dokumentacji pracowniczej to proces systematycznego gromadzenia, porządkowania i przechowywania akt pracowniczych, który dotyczy każdego zatrudnionego – niezależnie od formy zatrudnienia lub pracownika. W dokumentacji tej zawarte są wszystkie oświadczenia lub dokumenty dotyczące danych osobowych, przebiegu zatrudnienia, urlopów, kar porządkowych, a nawet wyniki kontroli trzeźwości.
Akta te dzielą się na kilka wyodrębnionych części – m.in. części D akt osobowych, gdzie umieszcza się dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej, oraz części E akt osobowych, które zawierają dane dotyczące kontroli trzeźwości pracownika lub kontrolą na obecność środków działających podobnie do alkoholu. Dbałość o kompletność dokumentacji i jej zgodność z przepisami to nie tylko obowiązek, ale i ochrona interesów obu stron stosunku pracy.
Dokumentacja pracownicza to zbiór dokumentów, które odzwierciedlają historię zatrudnienia każdego pracownika w firmie. Zgodnie z rozporządzeniem Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 roku w sprawie dokumentacji pracowniczej, obejmuje ona nie tylko akta osobowe pracownika, ale także dokumentację związaną z nawiązaniem stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika.
Pracodawca ma obowiązek prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej oddzielnie dla każdego pracownika, w sposób gwarantujący jej poufność, kompletność i bezpieczeństwo.
Od kilku lat możliwa jest zmiana postaci dokumentacji pracowniczej – można ją prowadzić zarówno w wersji papierowej, jak i elektronicznej. Należy jednak pamiętać, że zmiana formy wymaga określonych procedur – w tym sporządzenia metadanych i zapewnienia możliwości odbioru dokumentacji pracowniczej przez pracownika po zakończeniu stosunku pracy.
Dokumentacja pracownicza prowadzona w postaci elektronicznej musi być zabezpieczona przed utratą, uszkodzeniem i nieuprawnionym dostępem. To znaczne ułatwienie dla firm, ale też ogromna odpowiedzialność.
W skład dokumentacji pracowniczej wchodzą:
Struktura akt osobowych pracownika jest ściśle określona przepisami. Składają się one z pięciu części:
Zawiera oświadczenia lub dokumenty dotyczące procesu rekrutacji, w tym:
Dotyczy nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika:
Zawiera dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia:
Dotyczy ponoszenia przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach:
Nowa część, wprowadzona w ramach zmian z 2023 r., zawiera:
Każda część akt powinna być ponumerowana, ułożona chronologicznie, zawierać spis dokumentów i być odpowiednio oznaczona.
Zgodnie z przepisami, jednym z podstawowych obowiązków pracodawcy jest prowadzenie dokumentacji pracowniczej. Co więcej, po zakończeniu zatrudnienia dokumentacja pracownicza musi być przechowywana przez określony czas:
Po upływie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej pracodawca powinien umożliwić pracownikowi odbiór dokumentacji pracowniczej lub zniszczyć ją zgodnie z przepisami.
Oto kluczowe zasady:
Nie – można go przechowywać w innym miejscu.
Tak – część A dla kandydata, część B dla pracownika.
Tak, pod warunkiem, że pracownik wyraził zgodę. List motywacyjny i CV można przechowywać w aktach osobowych pod warunkiem zgody pracownika na przetwarzanie danych. Jednak zalecane jest ich nieprzechowywanie- od pozyskania danych jest kwestionariusz.
Prowadzenie akt osobowych pracownika to nie tylko biurokratyczny obowiązek – to fundament prawidłowego i bezpiecznego zarządzania personelem. Dobrze prowadzona dokumentacja pracownicza, zgodna z rozporządzeniem ministra rodziny, pracy i polityki społecznej z dnia 10 grudnia 2018, to tarcza ochronna w razie kontroli, sporów czy postępowań sądowych.
Pamiętaj – dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych trzeba prowadzić i przechowywać rzetelnie, z zachowaniem przepisów i zdrowego rozsądku. To inwestycja w spokój i profesjonalizm.
W części D akt osobowych znajdują się dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub wynikającej z odrębnych przepisów. Część E akt osobowych zawiera dokumenty związane z kontrolą trzeźwości pracownika lub kontrolą na obecność środków odurzających.
Tak. Dokumentacja powinna być uporządkowana w poszczególnych częściach akt osobowych (A, B, C, D, E), zgodnie z obowiązującym rozporządzeniem.
Czas przechowywania akt zależy od daty zatrudnienia pracownika i może wynosić 10 lub 50 lat. Okres liczony jest od końca roku kalendarzowego lub zakończenia stosunku pracy.
Nie. Pracodawca zobowiązany jest do gromadzenia całości akt pracowniczych – nie tylko wybranych elementów – dla każdego pracownika.
W dokumentacji należy gromadzić oświadczenia lub dokumenty dotyczące danych osobowych, takich jak: imię, nazwisko, PESEL, dane kontaktowe, wykształcenie czy przebieg kariery zawodowej – zgodnie z zakresem wymaganym przepisami.
Nie. Wszystkie kary muszą być udokumentowane i umieszczone w części D akt osobowych – jest to obowiązek wynikający z przepisów prawa pracy.
