28 lutego 2025
Od 7 kwietnia 2023 roku obowiązują nowe przepisy Kodeksu Pracy dotyczące pracy zdalnej. Wprowadzono je na mocy ustawy z dnia 1 grudnia 2022 r. o zmianie ustawy Kodeks Pracy oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2023 r. poz. 240). Nowe regulacje dotyczące pracy zdalnej zastąpiły wcześniejsze przepisy o telepracy.
Pracownik wykonujący pracę zdalną nadal pozostaje w stosunku pracy, co oznacza, że pracodawca ma prawo do przeprowadzania kontroli pracy zdalnej. Kontrola ta może dotyczyć m.in. wykonywania pracy zdalnej, przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, procedur ochrony danych osobowych oraz bezpieczeństwa i higieny pracy. W artykule przybliżymy wszystkie istotne aspekty związane z kontrolą pracy zdalnej przez pracodawcę.
Spis treści:
Zgodnie z art. 6728 § 1 Kodeksu Pracy, pracodawca ma prawo przeprowadzać kontrolę pracy zdalnej pod kątem:
Kontrola może obejmować wszystkie te aspekty jednocześnie lub skupić się tylko na jednym z nich. Przeprowadzanie kontroli odbywa się w miejscu wykonywania pracy zdalnej oraz w godzinach pracy pracownika. Wymaga to porozumienia z pracownikiem, a sama kontrola nie może naruszać prywatności pracownika wykonującego pracę zdalną.
Kontrolę przeprowadza pracodawca lub upoważniona przez niego osoba w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy, a także zgodności wykonywanej pracy zdalnej i jej rodzaju z ustaleniami zawartymi w umowie.
Kontrolę przeprowadza się w porozumieniu z pracownikiem, uwzględniając ustalony harmonogram i miejsce wykonywania pracy zdalnej przez tego pracownika. Czynności kontrolnych nie może naruszać prywatności pracownika ani innych osób przebywających w miejscu wykonywania pracy zdalnej.
Przeprowadzenia takiej kontroli dokonuje się w dotychczasowym miejscu pracy w terminie uzgodnionym z pracownikiem. W przypadku stwierdzenia uchybień pracodawca zobowiązuje pracownika do usunięcia stwierdzonych uchybień we wskazanym terminie.
Jeżeli pracownik nie zastosuje się do zaleceń lub jeśli zostaną wykryte poważne naruszenia zasad pracy zdalnej, pracodawca cofa zgodę na wykonywanie pracy zdalnej, a pracownik rozpoczyna pracę w dotychczasowym miejscu zatrudnienia.
Pracodawca powinien uwzględnić specyfikę miejsca wykonywania pracy zdalnej oraz jej rodzaju. W szczególności:
Jeśli pracownik nie przestrzega zasad, pracodawca może zobowiązać pracownika do usunięcia stwierdzonych uchybień w terminie określonym przez pracodawcę lub cofnąć zgodę na wykonywanie pracy zdalnej. Możliwe jest także zobowiązanie pracownika do rozpoczęcia pracy w dotychczasowym miejscu pracy.
Kodeks Pracy nie precyzuje dokładnie, kto może przeprowadzać kontrolę pracy zdalnej. Może to być pracodawca, ale również osoba przez niego upoważniona, która posiada odpowiednie kwalifikacje i wiedzę w zakresie przeprowadzania kontroli. Osoba kontrolująca powinna znać przepisy dotyczące bezpieczeństwa i higieny pracy (BHP), ochrony danych osobowych oraz organizacji pracy zdalnej.
W zależności od specyfiki kontroli może to być specjalista ds. BHP, inspektor ochrony danych lub przełożony odpowiedzialny za nadzorowanie pracy zdalnej danego zespołu. Ważne jest, aby kontrola odbywała się zgodnie z obowiązującymi przepisami i nie naruszała prywatności pracownika oraz innych osób przebywających w miejscu wykonywania pracy.
Pracodawca posiada prawo do przeprowadzania kontroli pracy zdalnej, ale nie jest to jego obowiązek. Oznacza to, że może zdecydować o jej przeprowadzeniu w zależności od potrzeb, np. w przypadku podejrzenia nieprzestrzegania zasad BHP, naruszenia bezpieczeństwa informacji czy niewłaściwego wykonywania obowiązków służbowych.
Kontrola może obejmować różne aspekty, takie jak przestrzeganie zasad ochrony danych, korzystanie z firmowego sprzętu zgodnie z polityką bezpieczeństwa, czy ergonomię stanowiska pracy. W praktyce pracodawcy często wybierają kontrolę w wybranych obszarach, zamiast przeprowadzać kompleksowy audyt.
Pracownik powinien umożliwić pracodawcy przeprowadzenie kontroli pracy zdalnej, ponieważ jest to część jego obowiązków wynikających z umowy o pracę. Jeśli jednak odmówi, pracodawca może cofnąć zgodę na wykonywanie pracy zdalnej i zobowiązać pracownika do powrotu do stacjonarnego trybu pracy w dotychczasowym miejscu zatrudnienia.
Odmowa przeprowadzenia kontroli może skutkować również konsekwencjami dyscyplinarnymi, szczególnie jeśli wiąże się z podejrzeniem naruszenia zasad bezpieczeństwa lub niewykonywania obowiązków zawodowych. Pracownik powinien współpracować w zakresie kontroli, ale pracodawca musi pamiętać, że jej przeprowadzenie nie może naruszać prywatności ani godności pracownika. Kontrola powinna odbywać się w sposób proporcjonalny do celu i nie może ingerować w życie osobiste osób zamieszkujących wspólnie z pracownikiem.
Zarówno pracodawca, jak i pracownik mogą zmienić termin kontroli pracy zdalnej, np. ze względu na urlop lub chorobę.
Podsumowując, kontrola pracy zdalnej jest możliwa, ale musi odbywać się z poszanowaniem prawa pracy oraz prywatności pracownika. Pracodawca ma prawo przeprowadzać kontrolę, ale powinien robić to w sposób zgodny z przepisami i zasadami pracy zdalnej.
