07 maja 2025
Urlop wypoczynkowy to jedno z podstawowych praw każdego zatrudnionego na podstawie umowy o pracę. Jest on nie tylko przywilejem, ale i obowiązkiem – zarówno pracownika, jak i pracodawcy, który ma obowiązek udzielić pracownikowi urlopu wypoczynkowego w określonym wymiarze w danym roku. Jednak co dzieje się w sytuacji, gdy nowo zatrudniony pracownik jeszcze nie nabył prawa do urlopu, a z różnych względów potrzebuje już dni wolnych? Wówczas pojawia się kwestia tzw. urlopu zaliczkowego.
Spis treści:
Urlop zaliczkowy to sytuacja, w której pracodawca udziela urlopu wypoczynkowego przed formalnym nabyciem do niego prawa przez pracownika. W praktyce oznacza to, że osoba zatrudniona może wykorzystać urlop, zanim zostanie jej on naliczony zgodnie z zasadami wynikającymi z Kodeksu pracy. Tego rodzaju urlop to wyjątek od reguły i wymaga szczególnej uwagi przy jego przyznawaniu.
Zgodnie z przepisami, pracownik nabywa prawo do urlopu wypoczynkowego z każdym przepracowanym miesiącem pracy, w proporcji 1/12 wymiaru urlopu przysługującego po roku. Przykładowo, osoba mająca prawo do 20 dni urlopu wypoczynkowego w ciągu roku, po miesiącu pracy zyskuje prawo do ok. 1,66 dnia urlopu.
Kodeks pracy nie przewiduje jednak ogólnego uprawnienia do urlopu zaliczkowego dla wszystkich pracowników. Oznacza to, że co do zasady, pracodawca nie może udzielić pracownikowi urlopu, jeśli ten nie uzyskał jeszcze prawa do tego urlopu. Istnieją jednak wyjątki.
Choć Kodeks pracy nie przewiduje wyraźnie instytucji zaliczkowego urlopu wypoczynkowego, w orzecznictwie Sądu Najwyższego (np. wyrok z 7 czerwca 2011 r., sygn. akt II PK 314/10) dopuszcza się sytuacje, w których możliwe jest udzielenie urlopu wypoczynkowego w roku kalendarzowym, w którym pracownik nie nabył jeszcze prawa do urlopu.
Taka decyzja pracodawcy może być uzasadniona wyjątkowymi okolicznościami, np. kwestiami zdrowotnymi, ważnymi wydarzeniami rodzinnymi (ślub, pogrzeb), czy też nieprzewidywalnymi zdarzeniami losowymi. Wówczas, z troski o dobrostan zatrudnionego i chęć zapewnienia mu odpoczynku, pracodawca może udzielić pracownikowi urlopu w zaliczkowym wymiarze.
To kluczowa kwestia. Jeżeli pracownik wykorzystał urlop przed nabyciem do niego prawa, a następnie zrezygnuje z pracy, nowy pracodawca nie ma możliwości automatycznego potrącenia wykorzystanych dni z przyszłej puli urlopowej. Co więcej – zgodnie z wyrokiem Sądu Najwyższego z dnia 5 lutego 1980 r. (I PRN 3/80) – pracodawca nie może potrącić urlopu udzielonego zaliczkowo z urlopu należnego w kolejnym roku kalendarzowym, ponieważ prawo do urlopu wypoczynkowego jest nabywane na przyszłość, z upływem czasu pracy.
W takiej sytuacji najlepiej, aby ewentualne zasady zwrotu lub odpracowania urlopu zaliczkowego zostały ustalone indywidualnie – na mocy porozumienia stron.
W Polsce obowiązują dwa podstawowe progi w zakresie wymiaru urlopu wypoczynkowego:
W przypadku niepełnego etatu, dzień urlopu przelicza się proporcjonalnie, zgodnie z zasadami określonymi w art. 154 Kodeksu pracy.
Jeśli pracownik wykorzystał więcej dni urlopu, niż mu przysługuje w danym roku kalendarzowym, pracodawca powinien przede wszystkim sprawdzić, ile dni urlopu pracownik faktycznie uzyskuje prawo do wykorzystania. Należy także ustalić, czy nadmiarowo wykorzystane dni nie dotyczą przypadkiem zaległego urlopu z lat poprzednich. W sytuacji, gdy pracownik rzeczywiście przekroczył przysługującą mu pulę dni wolnych, możliwe jest potrącenie nadwyżki z wynagrodzenia lub odliczenie jej od urlopu w kolejnym roku, zgodnie z obowiązującymi przepisami i ustaleniami między stronami.
W przypadku pracownika młodocianego, sytuacja wygląda nieco inaczej. Zgodnie z art. 197 i 205 Kodeksu pracy, osobie młodocianej – czyli takiej, która łączy obowiązek nauki z pracą – przysługuje prawo do urlopu zaliczkowego w czasie ferii szkolnych, nawet jeśli formalnie nie nabyła jeszcze do niego prawa.
Taki urlop w wymiarze do 12 dni może być przyznany po przepracowaniu 6 miesięcy, a po roku pracy – 26 dni urlopu wypoczynkowego. Jeśli jednak pracownik młodociany złoży wniosek o urlop przed osiągnięciem tego stażu, a pracodawca udziela urlopu wypoczynkowego – mamy do czynienia właśnie z urlopem zaliczkowym.
Wyobraźmy sobie, że młodociany zatrudniony rozpoczął pracę 1 września 2023 roku. Prawo do 12 dni urlopu wypoczynkowego uzyska dopiero po 6 miesiącach, czyli w marcu 2024 roku. Jeśli jednak złoży wniosek o urlop wypoczynkowy w styczniu 2024 roku, podczas ferii zimowych, i otrzyma zgodę od pracodawcy, to skorzysta z urlopu zaliczkowego.
W lutym, kiedy upłynie wymagane pół roku zatrudnienia, pracownik nabywa formalnie prawo do tego urlopu i pozostaje mu do wykorzystania 2 dni. Prawo do urlopu wypoczynkowego na kolejny rok przysługuje mu dopiero po pełnym roku zatrudnienia.
Zdarza się, że pracownik wykorzystał 20 dni urlopu albo nawet 26 dni, a potrzebuje jeszcze kilku dni wolnych. W takiej sytuacji dostępnych jest kilka opcji:
To jedno z najczęściej wybieranych rozwiązań. Urlop bezpłatny nie jest limitowany i zależy wyłącznie od decyzji pracodawcy i pracownika. Warto jednak pamiętać, że za okres tego urlopu pracownik nie otrzymuje wynagrodzenia, a czas jego trwania nie wlicza się do stażu pracy.
W szczególnych sytuacjach pracodawca może udzielić pracownikowi urlopu (czyli dnia wolnego) z zachowaniem prawa do wynagrodzenia, mimo że pracownik wykorzystał już cały urlop. Taka praktyka zdarza się rzadko i opiera się na wyjątkowych okolicznościach.
Niektórzy pracownicy decydują się na skorzystanie ze zwolnienia lekarskiego, aby uniknąć utraty dochodów i jednocześnie uzyskać wolne od pracy. Trzeba jednak pamiętać, że nieuzasadnione L4 może skutkować poważnymi konsekwencjami, włącznie z kontrolą ZUS i utratą świadczeń.
Tak. Zgodnie z przepisami, choć urlop wypoczynkowy powinien być wykorzystany w całości w danym roku, pracownik może go podzielić, np. wziąć 4 dni urlopu teraz, a resztę później. Jedynym obowiązkiem jest to, by co najmniej jeden urlop trwał minimum 14 dni nieprzerwanie, jeśli pracownik tego chce.
Urlop zaliczkowy to wyjątkowe rozwiązanie, które znajduje zastosowanie głównie w przypadku pracownika młodocianego, ale może też być praktykowane przez niektórych pracodawców w sytuacjach nadzwyczajnych. Choć Kodeks pracy nie reguluje go wprost, to orzecznictwo sądowe oraz praktyka zakładowa dopuszczają jego stosowanie w uzasadnionych przypadkach.
Najważniejsze zasady, które warto zapamiętać:
