09 stycznia 2025
Dokumentacja pracownicza to jeden z kluczowych elementów prowadzenia akt osobowych pracowników. Zgodnie z Kodeksem pracy oraz przepisami rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej, od 1 stycznia 2019 r. sposób prowadzenia akt osobowych uległ zmianie. Nowe regulacje wprowadziły podział akt osobowych na cztery części: A, B, C oraz D. Część D akt osobowych pracownika jest stosunkowo nowym elementem, który odnosi się do dokumentów związanych z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach.
W niniejszym artykule szczegółowo omówimy, czym jest część D akt osobowych, jakie dokumenty należy w niej przechowywać, oraz jak prowadzić tę część zgodnie z obowiązującymi przepisami.
Spis treści:
Część D akt osobowych pracownika została wprowadzona, aby ułatwić pracodawcom i służbom kontrolnym zarządzanie dokumentami dotyczącymi odpowiedzialności pracowników. Znajdują się w niej dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub innej odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach. Jest to ważny element, który wpływa na przejrzystość akt osobowych oraz zapewnia porządek w dokumentacji.
Zgodnie z nowymi zasadami, dokumentacja osobowa pracownika są podzielone na cztery poszczególne części akt, które obejmują:
Każda z części akt osobowych ma jasno określony zakres dokumentów, które powinny się w niej znajdować, a także sposób ich przechowywania.
W części D akt osobowych przechowywane są przede wszystkim następujące dokumenty:
Dokumenty te powinny być przechowywane w porządku chronologicznym, co oznacza, że każdy z nich przyporządkowuje się odpowiednio numerem D1, D2, D3 itd.
Dokumenty znajdujące się w tej części powinny być przechowywane w sposób uporządkowany i logiczny. Każda z części akt osobowych, w tym część D, wymaga przyporządkowania dokumentom następujących po sobie numerów. Dokumenty powiązane ze sobą tematycznie powinny być pogrupowane w logiczne zestawy, które ułatwią ich przeglądanie i analizę.
Przykładowo:
Każdy dokument, który trafia do części D akt osobowych, musi być ściśle związany z odpowiedzialnością pracownika. Pracodawca, po nałożeniu kary porządkowej, sporządza odpowiednią dokumentację, która następnie jest przechowywana w tej części akt osobowych.
Dokumenty dotyczące nałożenia kary porządkowej nie są przechowywane w aktach osobowych bezterminowo. Zgodnie z przepisami, odpis zawiadomienia o ukaraniu usuwa się z akt osobowych w momencie, gdy kara ulega zatarciu. Zgodnie z przepisami Kodeksu pracy, kara porządkowa zostaje zatarta po upływie jednego roku od dnia jej nałożenia, pod warunkiem że pracownik nie popełnił kolejnego naruszenia.
Prawidłowe prowadzenie części D akt osobowych ma kluczowe znaczenie dla zapewnienia zgodności z przepisami prawa pracy. Jest to szczególnie istotne w przypadku kontroli Państwowej Inspekcji Pracy, która może dokładnie sprawdzać dokumentację pracowniczą pod kątem kompletności i przejrzystości.
Przechowywanie dokumentów w części D akt osobowych pozwala również na:
Aby lepiej zrozumieć praktyczne zastosowanie tej części akt osobowych, warto przyjrzeć się przykładowym sytuacjom, w których dokumenty są wprowadzane do tej części:
Część D akt osobowych pracownika jest istotnym elementem dokumentacji pracowniczej, który wymaga szczególnej uwagi i staranności w prowadzeniu. Przechowywanie dokumentów w porządku chronologicznym, przyporządkowanie im odpowiednich numerów oraz ich usuwanie po zatarciu kary to podstawowe obowiązki pracodawcy w tym zakresie.
Zrozumienie zasad prowadzenia akt osobowych pozwala nie tylko uniknąć problemów prawnych, ale także zachować przejrzystość i porządek w dokumentacji pracowniczej. Dzięki temu zarówno pracodawcy, jak i pracownicy mogą mieć pewność, że kwestie związane z odpowiedzialnością są właściwie udokumentowane i zgodne z przepisami prawa.
