Szkolenie – Planowanie i rozliczanie czasu pracy w 2025 roku

1. Podstawowe definicje czasu pracy

2. Regulaminy pracy, obwieszczenia powodem najczęstszych wykroczeń – zła regulacja czasu pracy

• Czy w związku ze zmianami przepisów należy dokonać zmian w aktach wewnątrzzakładowych
• Jakie zapisy w regulaminie są niezbędne dla prawidłowego planowania czasu pracy
• Jaki zapis w regulaminie daje możliwość zmiany grafiku w trakcie jego obowiązywania. Stanowisko PIP
• Jakie zapisy z zakresu czasu pracy warto zawrzeć w regulaminie pracy
• Czy zmiany regulaminu wymagają formy pisemnej dla pracowników.
• Czy regulamin może określać , kto odpowiada za czas pracy w zakładzie

3. Doba pracownicza

• doba pracownicza a doba astrologiczna
• kiedy można legalnie naruszyć dobę pracowniczą
• przekraczanie normy dobowej , legalne niewypłacanie nadgodzin
• odpoczynki dobowe w grafiku czasu pracy
• planowanie pracy dwukrotnie w tej samej dobie pracowniczej
• nadgodziny a doba pracownicza
• doba pracownicza a limit godzin do przepracowania
• odpoczynek dobowy a równoważenie odpoczynku dobowego – stanowisko PIP
• przekroczenie normy dobowej, a brak konieczności wypłacania nadgodzin.
• ruchome rozkłady czasu pracy – jak prawidłowo wprowadzić i uniknąć wykroczeń za naruszenie doby pracowniczej?
• odpoczynki dobowe w grafikach czasu pracy
• ustalenie grafików dla ruchomego rozkładu czasu pracy
• kontrola PIP w zakresie prawidłowego planowania czasu pracy pracowników
• planowanie czasu pracy w poszczególnych systemach czasu pracy
• ustalenie grafików dla ruchomego rozkładu czasu pracy

4. Tydzień

• zasady planowania czasu pracy w tygodniu
• zasada przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy a rekompensata nadgodzin
• od kiedy liczymy tydzień w zakładzie pracy
• tydzień pracy a pracownik zatrudniony w połowie tygodnia lub w połowie okresu rozliczeniowego czasu pracy
• odpoczynki tygodniowe czy należy zawsze udzielić odpoczynku 35 godzin
• odpoczynek tygodniowy w różnych systemach czasu pracy
• jakie są najczęściej popełniane błędy przy planowaniu odpoczynków tygodniowych
• przeciętnie pięciodniowy tydzień pracy

5. Okres rozliczeniowy czasu pracy

• od czego jest uzależniona długość okresu rozliczeniowego czasu pracy
• przedłużenie okresu rozliczeniowego do 12 miesięcy – co daje pracodawcy przy planowaniu czasu pracy
• wady i zalety długich okresów rozliczeniowych przy planowaniu czasu pracy
• planowanie czasu pracy w okresie rozliczeniowym?
• jak gospodarować czasem pracy w okresie rozliczeniowym
• kiedy można legalnie naruszyć przeciętnie pięciodniowy tydzień pracy planując grafik
• dni wolne za pracę w soboty i niedziele w okresie rozliczeniowym, a kiedy można to zgodnie z prawem zrobić w kolejnych okresach..
• ustalanie początkowych i końcowych dat obowiązywania okresu rozliczeniowego.
• wady i zalety długich okresów rozliczeniowych przy planowaniu czasu pracy.
• ustalenie najkorzystniejszych okresów rozliczeniowych czasu pracy uczestników szkolenia.
• obliczanie limitu godzin nadliczbowych w okresie rozliczeniowym.

6. Planowanie czasu pracy

• wymiar czasu pracy w okresie rozliczeniowym, w tym wymiar indywidualny pracownika (uzależnionego od nieobecności w pracy) – ilość godzin do dyspozycji pracodawcy na
• dostępne warianty sposobów organizowania czasu (omówienie systemów czasu pracy)
• indywidualne rozkłady (harmonogramy, grafiki) – uwarunkowania ich stosowania
• komu PIP przypisze odpowiedzialność za błędnie sporządzony grafik
• elastyczna organizacja czasu pracy:
• rozkład dopuszczający zatrudnianie przed upływem 24 godzin od rozpoczęcia pracy dnia poprzedniego – dopuszczalność stosowania, zasady korzystania
• ruchomy rozkład czasu pracy
• kiedy i dla jakich pracowników można wprowadzić ruchomą organizację czasu pracy
• jakie są procedury wprowadzania ruchomej organizacji czasu pracy
• rozkłady indywidualne.
• ile godzin minimalnie oraz maksymalnie w danej dobie można zaplanować pracownikowi w zależności od stosowanego systemu czasu pracy
• ile godzin w tygodniu można zaplanować pracownikowi do przepracowania w zależności od stosowanego systemu czasu pracy i okresu rozliczeniowego
• jak ustalić wymiar czasu pracy  dla pracowników w poszczególnych okresach rozliczeniowych
• ile godzin maksymalnie i minimalnie można zaplanować pracownikowi do przepracowania w poszczególnych miesiącach w zależności od długości stosowanego okresu rozliczeniowego
• jaki wpływ na liczbę godzin do przepracowania mają święta przypadające w różnych dniach tygodnia
• czy można planować pracę w sobotę, niedzielę czy święto
• ewidencjonowanie rozbieżności między rozkładem a realizacją dla prawidłowego rozliczenia pracownika
• czy pracownik kadr odpowiada za ewidencje czasu pracy czy kierownik ?Kogo ukarze PIP za błędne sporządzanie ewidencji czasu pracy?
• konieczność ewidencjonowania godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy – czy również dla pracowników o stałym rozkładzie czasu pracy?
• czy pracownikom zarządzającym i kierownikom ewidencjonować godziny nadliczbowe?
• czy jest coś takiego jak nienormowany czas pracy?
• konieczność wskazywana z jakiego tytułu pracownik otrzymał dzień wolny, nawet gdy jest to sobota lub niedziela.
• konieczność wskazywania przy urlopach wypoczynkowych i chorobach liczby godzin nieobecności.Czy pracownik musi podpisać kartę ewidencji czasu pracy?

7. Czas pracy osób niepełnosprawnych:

• Normy czasu pracy osób niepełnosprawnych,
• Prawo do dodatkowej przerwy w pracy,
• Normy czasu pracy a wysokość wynagrodzenia – czy to jeszcze „normalna” praca czy już nadgodzina,
• Dodatkowy urlop wypoczynkowy,
• Zwolnienie od pracy z zachowaniem prawa do wynagrodzenia,

8. Czas pracy niepełnoetatowców:

• Czy to dopełnienie czy już nadgodzina,
• W jaki sposób dokonywać zapisów o dopełnieniu w umowie o pracę,

9. Rozliczanie czasu pracy pracownika:

• rozliczanie czasu pracy oraz ustalanie prawa pracownika do ewentualnych świadczeń dodatkowych (wynagrodzenie za godziny nadliczbowe, dodatki za pracę w porze nocnej, w niedziele i święta)
• zasady rekompensowania pracy w godzinach nadliczbowych czasem wolnym a okres rozliczeniowy czasu pracy – zasady prawidłowego rozliczania
• rozliczanie nadgodzin w różnych systemach czasu pracy
• rekompensowanie pracy w dniach zaplanowanych jako dni wolne – zasady i najczęstsze błędy
• czas pracy w podróży służbowej – czas podróży a czas pracy, zasady ustalania i ewidencjonowania
• podróż służbowa w dniu wolnym od pracy
• jak i dlaczego nieprawidłowo określone w umowie o pracę miejsce pracy nie ma wpływu na pojmowanie podróży służbowej
• najczęstsze błędy popełniane na etapie rozliczania czasu pracy i ich skutki

10. Wyjścia prywatne – a czas pracy pracownika

• Legalne odrabianie wyjść osobistych pracowników.
• Planowanie wyjść osobistych w grafiku – czy to prawidłowe?
• Ewidencja czasu pracy w zakresie wyjść osobistych.
• Odliczanie wyjść osobistych z urlopu wypoczynkowego – czy to legalne?
• Wymogi formalne dla wyjścia osobistego.
• Wyjścia prywatne pracowników niepełnosprawnych.
• Czy pracownik może nadpracować godziny, aby następnie móc wyjść prywatnie?
• Czy pracownik może odpracować nadgodziny przed rozpoczęciem pracy.

11. Dokumentacja z zakresu czasu pracy pracownika

• Czy pracodawca musi założyć odrębną teczkę dla każdego pracownika na dokumentację z czasu pracy
• Gdzie należy przechowywać harmonogramy i grafiki czasu pracy
• Kto ma obowiązek kontrolować harmonogramy czasu pracy sporządzone przez kadrę kierowniczą
• Czy pracownik ma obowiązek podpisywania grafiku/harmonogramu czasu pracy
• Czy nadal można stosować zeszyt wyjść prywatnych, czy indywidualny wniosek pracownika o czas wolny celem załatwienia spraw prywatnych
• Wnioski o indywidualny, ruchomy rozkład, indywidualny czasu pracy , nie w aktach osobowych a pod ewidencją czasu pracy
• Polecenie pracy w nadgodzinach, wnioski o odbiór czasu wolnego w zamian za pracę w godzinach nadliczbowych
• Wnioski pracownika o odbiór dnia wolnego za pracę w 6 dniu tygodnia
• Gdzie i jak długo należy przechowywać listę obecności

12. Podróż służbowa , a czas pracy pracownika:

• Jak planować czas pracy pracownika odbywającego podróż służbową
• Rozliczenie podróży i czasu pracy w zależności od środka transportu
• Czas pracy „zwykłego pracownika ” w podróży służbowej
• Podróż służbowa w dniu wolnym pracownika od pracy
• Czy czas dojazdu i powrotu do miejsca świadczenia pracy przez pracownika wliczany jest do czasu pracy

13. Odpowiedzialność za naruszanie przepisów o czasie pracy:

• odpowiedzialność porządkowa pracownika za niepodporządkowanie się regułom organizacyjnym w zakładzie
• odpowiedzialność wykroczeniowa pracodawcy (zasady, forma i tryb wymierzania kary, jej wysokość i możliwość odwołania)
• kto odpowiada za czas pracy w zakładzie = pracodawca, kierownik czy pracownik działu kadr
• czy kadra zarządzająca jest odpowiedzialna przed PIP za czas pracy planowany i faktycznie wykonany