09 stycznia 2025
Od marca 2023 roku wprowadzono znaczące zmiany w zasadach prowadzenia akt osobowych pracownika, wprowadzając nową część E. Zmiany te wynikają z nowelizacji Kodeksu pracy, która wprowadziła regulacje dotyczące kontroli trzeźwości pracownika oraz sprawdzania obecności w ich organizmach środków działających podobnie do alkoholu. Wprowadzenie tej nowej sekcji jest uzupełnieniem dotychczasowych regulacji dotyczących części B akt osobowych, które również zostały dostosowane do nowych przepisów.
Zmiany te zostały wdrożone na mocy rozporządzenia Ministra Rodziny i Polityki Społecznej z dnia 6 marca 2023 roku, opublikowanego 13 marca. Rozporządzenie to zmienia zasady prowadzenia dokumentacji, w tym rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej, aby dostosować je do wprowadzonych nowelizacji dotyczących pracy zdalnej i kontroli trzeźwości. Część regulacji, w tym dotyczących badania stanu trzeźwości, zaczęła obowiązywać od 21 marca 2023, natomiast przepisy odnoszące się do pracy zdalnej weszły w życie 7 kwietnia 2023 roku.
Spis treści:
Nowelizacja Kodeksu pracy pozwala pracodawcom przeprowadzać kontrolę trzeźwości pracowników w określonych sytuacjach, co wiąże się z koniecznością dokumentowania wyników takich działań. Wprowadzono więc część E akt osobowych, w której należy przechowywać informacje dotyczące badań trzeźwości i obecności substancji psychoaktywnych. Dokumentacja ta obejmuje:
Pracodawca przechowuje się w wydzielonych częściach dotyczących danej kontroli, oznaczonych odpowiednimi numerami (E1, E2 itd.), a numerowanie oraz tworzenie wykazu dokumentów dotyczy każdej z tych części. Taka struktura pozwala zachować porządek i chronologię działań. Jeżeli dokumenty dotyczące badania trzeźwości nie są już wymagane, usuwa się całą wydzieloną część.
Dokumenty znajdujące się w części E akt osobowych pracownika są przechowywane przez okres jednego roku od dnia ich zebrania. Wyjątkiem są sytuacje, w których na pracownika nałożono karę, np. naganę, upomnienie lub karę pieniężną, wynikającą z naruszenia regulaminu. W takim przypadku dane przechowuje się aż do momentu uznania kary za niebyłą. Informacje obejmują m.in.:
Dokumentacja ta, jak każda część akt osobowych, musi być przechowywana w sposób zgodny z zasadami ochrony danych osobowych i dostępna jedynie dla osób uprawnionych.
Nowelizacja Kodeksu pracy wprowadzona w 2023 roku umożliwiła pracodawcom prowadzenie działań związanych z kontrolą trzeźwości pracownika oraz sprawdzaniem obecności środków działających podobnie do alkoholu w organizmie pracowników. Zgodnie z nowymi przepisami, pracodawca ma prawo przeprowadzać kontrolę pracownika na obecność alkoholu przeprowadzonego przez uprawniony organ, a także samodzielnie dokonywać takich badań, pod warunkiem że zostały spełnione określone wymogi proceduralne.
W przypadku, gdy pracodawca przeprowadza kontrolę pracownika na obecność alkoholu lub innych substancji, wszystkie wyniki oraz związane z tym informacje powinny być odpowiednio udokumentowane. Co więcej, przepisy przewidują także możliwość wykonania badania pracownika na obecność alkoholu przeprowadzonego przez uprawniony organ powołany do ochrony porządku publicznego, np. policję. Wszystkie te działania muszą być zgodne z regulacjami dotyczącymi ochrony prywatności pracowników.
Zgodnie z obowiązującymi przepisami, wszystkie dokumenty i informacje związane z kontrolą trzeźwości pracownika muszą być przechowywane w nowo utworzonej części E akt osobowych pracownika. Każdy dokument, w tym informację dotyczącą badania pracownika na obecność alkoholu lub substancji psychoaktywnych, przechowuje się w wydzielonych częściach dotyczących danej kontroli, które są oznaczone odpowiednimi numerami (np. E1, E2).
Każda część musi być prowadzona w porządku chronologicznym, z zachowaniem zasad numeracji oraz wykazów dokumentów, aby zapewnić przejrzystość. Jeżeli informacji związanej z kontrolą trzeźwości nie ma potrzeby dłużej przechowywać (np. po upływie okresu jednego roku), usuwa się całą wydzieloną część, a pozostałym przyporządkowuje się następujące kolejne numery. Dzięki temu dokumentacja pozostaje uporządkowana, co jest kluczowe dla zgodności z przepisami i łatwości w ewentualnej kontroli.
Zmiany wprowadzone w 2023 roku dotknęły również części B akt osobowych. W tej sekcji należy teraz przechowywać dokumenty związane z kontrolą trzeźwości, takie jak:
Te dokumenty muszą być dostępne zarówno dla pracodawcy, jak i dla organów nadzorujących, aby zapewnić zgodność działań z przepisami.
Nowe przepisy wprowadzone w marcu 2023 roku zrewolucjonizowały sposób prowadzenia akt osobowych pracownika, dodając część E akt osobowych oraz aktualizując zasady dotyczące części B akt osobowych. Regulacje te pozwalają pracodawcy na przeprowadzanie kontroli trzeźwości oraz badania obecności substancji psychoaktywnych, co ma na celu ochronę życia i zdrowia pracowników oraz innych osób przebywających w miejscu pracy.
Aby zachować zgodność z przepisami, pracodawcy powinni skrupulatnie przechowywać dokumenty znajdujące się w części E w wydzielonych sekcjach, numerując je i tworząc odpowiednie wykazy. Zrozumienie tych zmian i wdrożenie odpowiednich procedur jest kluczowe dla prawidłowego funkcjonowania każdej firmy w świetle nowego prawa.
