09 stycznia 2025
Akta osobowe pracownika są jednym z kluczowych elementów dokumentacji kadrowej, prowadzonej zgodnie z wymogami przepisów prawa pracy. Składają się one z trzech części: A, B i C, a każda z nich pełni specyficzną funkcję i zawiera określone dokumenty. W tym artykule skupimy się na części C akt osobowych, która dotyczy dokumentów związanych z rozwiązaniem lub wygaśnięciem stosunku pracy.
Spis treści:
Część C akt osobowych pracownika gromadzi dokumentację odnoszącą się do zakończenia stosunku pracy. Zgodnie z zasadami prowadzenia akt osobowych, w tej części przechowuje się oświadczenia lub dokumenty związane z rozwiązaniem umowy, jej wygaśnięciem oraz inne formalności wynikające z przepisów Kodeksu pracy.
Obowiązek prowadzenia tej części akt wynika z art. 94 pkt 9a Kodeksu pracy, który nakłada na pracodawcę obowiązek właściwego dokumentowania przebiegu zatrudnienia pracownika, w tym także jego zakończenia.
Zgodnie z przepisami wynikającymi z art. 2 Kodeksu pracy, pracodawca jest zobowiązany do gromadzenia i przechowywania dokumentacji dotyczącej zatrudnienia, w tym dokumentów dotyczących danych osobowych pracownika, takich jak jego adres zamieszkania, numer PESEL czy dane o wykształceniu. W ramach prowadzenia akt osobowych gromadzi się również dokumentację obejmującą nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia, co umożliwia pełną kontrolę nad procesami kadrowymi. W aktach należy również uwzględnić kwestie związane z organizacją czasu pracy oraz sytuacjami, które mogą wymagać dodatkowych działań, np. w przypadku zajęcia wynagrodzenia za pracę w wyniku postępowania egzekucyjnego.
W związku z zakończeniem stosunku pracy lub występowaniem szczególnych warunków zatrudnienia, pracodawca zobowiązany jest skierować pracownika na odpowiednie badania lekarskie i orzeczenia lekarskie, w tym dotyczące warunków narażenia na działanie substancji niebezpiecznych lub rakotwórczych. Przepisy przewidują także wypłatę rekompensat, takich jak wypłacenie pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego za urlop w sytuacji, gdy pracownik nie mógł wykorzystać przysługujących dni wolnych. Wszystkie te działania muszą być udokumentowane w odpowiednich sekcjach akt osobowych, zarówno w związku z nawiązaniem stosunku pracy, jak i jego zakończeniem.
W części C akt osobowych należy przechowywać wszystkie dokumenty, które dotyczą rozwiązania stosunku pracy. Przykładowe dokumenty to:
Przy zakończeniu zatrudnienia pracodawca jest zobowiązany do skierowania pracownika na okresowe i kontrolne badania lekarskie, jeżeli wykonywana przez niego praca wiązała się z ryzykiem zdrowotnym. Do części C akt osobowych należy dołączyć:
Dokumenty dotyczące rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy muszą być precyzyjnie udokumentowane, aby zapewnić zgodność z przepisami prawa pracy oraz chronić interesy zarówno pracodawcy, jak i pracownika. Należą do nich:
W przypadku zakończenia stosunku pracy, istotnym elementem dokumentacji są kwestie związane z rozliczeniem wynagrodzenia. W części C gromadzi się dokumenty dotyczące:
Akta osobowe pracownika muszą być prowadzone w sposób zgodny z przepisami prawa, co oznacza, że dokumenty w poszczególnych częściach akt powinny być przechowywane oddzielnie. Część C akt osobowych różni się od części A i B tym, że dotyczy wyłącznie zakończenia stosunku pracy. Pracodawca ma obowiązek przechowywać tę dokumentację przez określony czas po rozwiązaniu umowy, co wynika z art. 94 pkt 9b oraz § 3 Kodeksu pracy.
Warto zauważyć, że dokumenty w części C są bezpośrednio powiązane z tymi, które znajdują się w części B akt osobowych, ponieważ obie dotyczą stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika. Dokumentacja dotycząca wykonywania pracy oraz jej zakończenia tworzy pełny obraz zatrudnienia danej osoby.
Wszystkie dokumenty przechowywane w aktach osobowych, w tym w części C, muszą być zgodne z przepisami dotyczącymi ochrony danych osobowych. Dokumenty te, takie jak orzeczenia lekarskie związane z okresowymi badaniami lekarskimi w związku z wykonywaniem pracy, muszą być przechowywane w sposób uniemożliwiający nieuprawniony dostęp.
Część C akt osobowych jest kluczowym elementem dokumentacji pracowniczej, gromadzącym dokumenty dotyczące rozwiązania albo wygaśnięcia stosunku pracy. Zawiera ona nie tylko wypowiedzenia umów, ale także dokumenty związane z rozliczeniami, badaniami lekarskimi oraz formalnościami wynikającymi z przepisów Kodeksu pracy.
Zgodne i prawidłowe prowadzenie tej części akt ma kluczowe znaczenie zarówno dla pracodawcy, jak i pracownika, ponieważ gwarantuje przejrzystość procesów oraz ochronę praw obu stron w sprawach związanych ze stosunkiem pracy. Warto zatem zadbać o staranne uzupełnianie dokumentów w części C akt osobowych oraz przestrzeganie zasad wynikających z przepisów prawa.
