Akta osobowe część B – co się w niej znajduje?

09 stycznia 2025

Prowadzenie akt osobowych pracownika to jedna z najważniejszych i jednocześnie najbardziej złożonych czynności, jakie wykonuje dział kadr. Dokumentacja ta musi być prowadzona zgodnie z przepisami Kodeksu pracy, przepisami szczególnymi oraz regulacjami dotyczącymi ochrony danych osobowych, w tym RODO. W ramach akt osobowych wyróżniamy trzy części: A, B i C. Dzisiejszy artykuł szczegółowo opisuje część B akt osobowych, która obejmuje dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika.

Spis treści:

• Akta osobowe część B – co w niej jest?
• Przykładowe dokumenty w części B
• Szczególne wymagania dla wybranych grup pracowników
• Dokumentacja pracownicza związana z urlopami
• Nowe wymagania dla części B akt osobowych pracownika – praca zdalna i monitoring
• Obowiązki pracodawcy i współpraca z inspektorem pracy
• Dokumenty związane z warunkami pracy

Akta osobowe część B – co w niej jest?

W części B akt osobowych przechowywane są oświadczenia lub dokumenty dotyczące zarówno nawiązania stosunku pracy, jak i dalszego przebiegu zatrudnienia. Przykładowo, znajdują się tam dokumenty dotyczące danych osobowych, takie jak adres zamieszkania, numer PESEL, czy informacje o dzieciach pracownika, jeżeli te są konieczne do korzystania z przywilejów przewidzianych prawem pracy.

Dodatkowo sekcja ta obejmuje dokumenty związane z korzystaniem przez pracownika z urlopu, w tym wnioski o urlop macierzyński oraz dokumenty związane z łączeniem urlopu rodzicielskiego z wykonywaniem pracy. W przypadku osób korzystających z takich uprawnień, dokumentacja musi obejmować również oświadczenia o zamiarze lub rezygnacji z wykorzystywania praw związanych z rodzicielstwem.

W zakresie rozwoju zawodowego pracownika, w części B gromadzi się także dokumenty związane z podnoszeniem kwalifikacji, np. wnioski o dofinansowanie szkoleń lub potwierdzenia ukończenia kursów. Pracodawca jest również zobowiązany do umieszczania w aktach potwierdzeń, że pracownik został zapoznany z zakresem informacji objętych tajemnicą, szczególnie jeśli pełni stanowisko wymagające dostępu do poufnych danych.

Jeżeli zatrudnienie obejmuje pracę w godzinach nocnych, w dokumentacji powinny znaleźć się kopie informacji przekazanych pracownikowi o warunkach takiej pracy. W przypadku kontroli lub współpracy z organami nadzoru, jak inspekcja pracy, w aktach umieszcza się dokumenty potwierdzające zgłoszenie pracowników pracujących w nocy oraz kopię informacji o charakterze i warunkach ich zatrudnienia.

Przykładowe dokumenty w części B

1. Umowa o pracę – podstawowy dokument określający warunki zatrudnienia. Jeśli nie zawarto jej w formie pisemnej, przechowuje się potwierdzenie uzgodnień dotyczących jej stron, rodzaju oraz warunków.
2. Zakres obowiązków pracownika – jeśli został określony przez pracodawcę.
3. Dokumenty dotyczące wykonywania pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, np. prace wymagające szczególnych uprawnień.
4. Badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące zdolności pracownika do pracy, w tym:
   • Wstępne badania lekarskie,
   • Okresowe i kontrolne badania lekarskie.
5. Potwierdzenie zapoznania się z regulaminem pracy, przepisami BHP i zasadami ochrony przed zagrożeniami.
6. Dokumentacja związana z warunkami pracy, np. monitorowaniem przestrzegania zasad bezpieczeństwa w pracy zdalnej.

Szczególne wymagania dla wybranych grup pracowników

W części B akt osobowych należy przechowywać również dokumenty dotyczące specyficznych grup pracowników, takich jak pracownicy młodociani czy osoby zatrudnione w szczególnych warunkach. Dla każdej z tych grup istnieją dodatkowe wymagania prawne dotyczące dokumentacji:

Pracownik młodociany

W przypadku zatrudnienia osób poniżej 18. roku życia, w części B należy umieścić:

• Zaświadczenia lekarskie potwierdzające zdolność do wykonywania pracy.
• Dokumentację dotyczącą szczególnych warunków zatrudnienia młodocianego, w tym potwierdzenie, że został poinformowany o zasadach ochrony przed zagrożeniami.

Pracownicy pracujący w nocy

Osoby zatrudnione w porze nocnej wymagają dodatkowych zapisów w dokumentacji:

• Kopie informacji przekazanych pracownikowi o warunkach pracy w nocy.
• Dokumenty związane z ubieganiem się o możliwość wykonywania pracy w godzinach nocnych.
• Wnioski pracownika o wyłączenie go z pracy nocnej z uzasadnieniem zdrowotnym lub rodzinnym.

Dokumentacja pracownicza związana z urlopami

W części B akt osobowych przechowywane są także dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem przez pracownika z różnych rodzajów urlopów. Są to m.in.:

• Dokumenty związane z urlopem macierzyńskim, rodzicielskim i ojcowskim.
• Wnioski dotyczące łączenia urlopu rodzicielskiego z wykonywaniem pracy.
• Dokumenty związane z urlopem wychowawczym, w tym zmniejszeniem wymiaru czasu pracy.
• Oświadczenia rodziców o rezygnacji lub korzystaniu z uprawnień związanych z rodzicielstwem.
• Potwierdzenia dotyczące urlopów bezpłatnych.

Każdy wniosek dotyczący urlopów musi być dokładnie udokumentowany w tej części, co pozwala na zachowanie przejrzystości oraz zgodności z przepisami prawa.

Nowe wymagania dla części B akt osobowych pracownika – praca zdalna i monitoring

Dokumentacja pracy zdalnej

Wraz z wprowadzeniem przepisów dotyczących pracy zdalnej, do części B akt osobowych należy dołączać dokumenty związane z tym trybem pracy. Są to:

• Potwierdzenia, że pracownik został poinformowany o ryzykach zawodowych związanych z pracą zdalną.
• Wytyczne dotyczące zasad BHP oraz organizacji pracy zdalnej.

Kontrola trzeźwości

Do dokumentacji w części B dodano również informacje dotyczące monitorowania pracowników. W szczególności, jeżeli pracodawca wprowadza kontrolę trzeźwości lub obecności środków odurzających, w aktach powinny znaleźć się:

• Informacje o grupach pracowników objętych kontrolą.
• Procedury i wytyczne dotyczące jej przeprowadzania.
• Kopie informacji przekazanych pracownikom na temat zasad kontroli.

Obowiązki pracodawcy i współpraca z inspektorem pracy

Pracodawca jest zobowiązany do regularnego aktualizowania akt osobowych oraz informowania odpowiednich organów o szczególnych przypadkach związanych z zatrudnieniem. W przypadku pracowników pracujących w nocy, pracodawca ma obowiązek powiadomić właściwego inspektora pracy o takich przypadkach, a odpowiednia dokumentacja powinna być przechowywana w części B akt.

Dokumenty związane z warunkami pracy

W tej części akt osobowych znajdują się również dokumenty potwierdzające zmiany w warunkach zatrudnienia:

• Oświadczenia dotyczące zmiany tych warunków w innym zakresie niż ustalono w pierwotnej umowie.
• Wnioski o przeniesienie na inne stanowisko.
• Potwierdzenia powierzania pracownikowi dodatkowych obowiązków.

Część B akt pracowniczych – podsumowanie

Część B akt osobowych pracownika stanowi jeden z najważniejszych elementów dokumentacji kadrowej. Znajdują się w niej dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika, w tym umowy, badania lekarskie, dokumentacja urlopowa oraz informacje związane z warunkami pracy. Gromadzenie i aktualizowanie tej dokumentacji wymaga skrupulatności oraz znajomości przepisów.

Odpowiednie prowadzenie akt osobowych, szczególnie w części B akt osobowych, ma kluczowe znaczenie dla prawidłowego funkcjonowania każdego przedsiębiorstwa. Z tego względu warto inwestować w szkolenia i rozwój pracowników działów kadr, aby dokumentacja była zgodna z przepisami i gotowa do kontroli ze strony odpowiednich organów, takich jak inspektor pracy. Dzięki temu zarówno pracodawca, jak i pracownik zyskują pewność, że ich prawa i obowiązki są właściwie udokumentowane.