Akta osobowe część A – akta osobowe pracownika

09 stycznia 2025

Prowadzenie dokumentacji pracowniczej, w tym akt osobowych pracowników, jest obowiązkiem każdego pracodawcy. Właściwe zarządzanie aktami osobowymi pracownika pozwala nie tylko na spełnienie wymogów prawnych, ale także na zapewnienie odpowiedniej organizacji dokumentów związanych z nawiązaniem, przebiegiem i zakończeniem stosunku pracy. W dzisiejszym artykule skupimy się na części A akt osobowych, a także omówimy inne istotne zagadnienia dotyczące dokumentacji pracowniczej, takie jak badania lekarskie i orzeczenia lekarskie, kontrola trzeźwości pracownika czy dokumenty dotyczące odpowiedzialności porządkowej.

Spis treści:

• Dokumentacja pracownicza – obowiązek pracodawcy
• Struktura akt osobowych pracownika
• Część A akt osobowych – co zawiera?
• Nowości w dokumentacji pracowniczej – część E akt osobowych
• Część D akt osobowych – zakończenie stosunku pracy
• Okres przechowywania akt pracowniczych

Dokumentacja pracownicza – obowiązek pracodawcy

Każdy pracodawca jest zobowiązany do prowadzenia dokumentacji pracowniczej, w tym akt osobowych pracowników. Dokumentacja ta jest podzielona na dwie główne części:

1. Akta osobowe – zawierają dokumenty związane z zatrudnieniem pracownika.
2. Dokumenty w sprawach związanych ze stosunkiem pracy – np. dokumenty dotyczące ewidencji czasu pracy czy wnioski pracownika o urlop wypoczynkowy.

Nieprzestrzeganie obowiązków związanych z dokumentacją pracowniczą może skutkować karą grzywny od 1 000 zł do 30 000 zł.

Struktura akt osobowych pracownika

Akta osobowe pracownika składają się z 5 części, które grupują dokumenty tematycznie:

1. Część A akt osobowych – zgromadzone dokumenty związane z ubieganiem się o zatrudnienie.
2. Część B akt osobowych – dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia, takie jak umowy o pracę, oświadczenia czy potwierdzenie dokonania czynności związanych z zajęciem wynagrodzenia.
3. Część C akt osobowych – dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach.
4. Część D akt osobowych – dokumenty związane z zakończeniem stosunku pracy, w tym świadectwo pracy.
5. Część E akt osobowych pracownika – wprowadzona w 2023 roku, obejmuje dokumenty związane z kontrolą trzeźwości pracownika lub badania stanu trzeźwości przeprowadzonego przez uprawniony organ oraz dokumenty potwierdzające obecność w organizmach środków działających podobnie do alkoholu.

Część A akt osobowych – co zawiera?

Część A akt osobowych zawiera dokumenty zgromadzone w związku z procesem rekrutacyjnym. Mogą to być m.in.:

• Oświadczenia lub dokumenty dotyczące danych osobowych, takie jak:
  • Wypełniony kwestionariusz osobowy.
  • Świadectwa pracy z poprzednich miejsc zatrudnienia.
  • Dokumenty dotyczące kwalifikacji zawodowych (np. dyplomy, certyfikaty).
  • Świadectwa ukończenia szkoły – np. gimnazjum w przypadku zatrudnienia w celu przygotowania zawodowego.
• Skierowania na badania lekarskie oraz orzeczenia lekarskie dotyczące:
  • Wstępnych badań lekarskich.
  • Kontrolnych badań lekarskich przy ponownym zatrudnieniu na podobnych warunkach w ciągu 30 dni.
  • Aktualnych badań w przypadku pracownika zatrudnionego jednocześnie w innym miejscu pracy.

Kandydat do pracy może także dobrowolnie dostarczyć inne dokumenty związane z potwierdzeniem swoich umiejętności, takie jak certyfikaty czy świadectwa ukończenia kursów.

Nowości w dokumentacji pracowniczej – część E akt osobowych

Od marca 2023 roku wprowadzono nową kategorię dokumentów, czyli część E akt osobowych. W tej części gromadzone są dokumenty dotyczące:

• Badania stanu trzeźwości pracownika przeprowadzonego przez uprawniony organ.
• Kontroli pracownika na obecność środków działających podobnie do alkoholu.
• Wyników takich badań i potwierdzenia ich przeprowadzenia zgodnie z przepisami.

Nowelizacja ta ma na celu uporządkowanie dokumentacji związanej z badaniami i kontrolami trzeźwości, co staje się szczególnie istotne w branżach wymagających wysokiego poziomu bezpieczeństwa.

Część D akt osobowych – zakończenie stosunku pracy

Część D akt osobowych skupia dokumenty związane z rozwiązaniem stosunku pracy, w tym świadectwa pracy czy potwierdzenia dokonania czynności związanych z zajęciem wynagrodzenia pracownika. Znajdują się tu także inne dokumenty wynikające z przepisów związanych z zakończeniem zatrudnienia.

Okres przechowywania akt pracowniczych

Okres przechowywania akt osobowych pracowników jest uzależniony od daty ich zatrudnienia:

• Dla pracowników zatrudnionych od 1 stycznia 2019 roku dokumentacja musi być przechowywana przez 10 lat.
• Dla zatrudnionych przed tą datą okres przechowywania wynosi 50 lat. Można go skrócić do 10 lat, składając w ZUS odpowiednie oświadczenie (ZUS OSW) oraz raport (ZUS RIA).

Okres przechowywania liczy się od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy wygasł.

Akta osobowe – część A – Podsumowanie

Prawidłowe prowadzenie akt osobowych pracowników oraz dokumentacji pracowniczej jest obowiązkiem każdego pracodawcy. Dotyczy to zarówno umów o pracę, jak i dokumentów związanych z badaniami lekarskimi, odpowiedzialnością porządkową czy kontrolą trzeźwości pracownika. Pamiętajmy o dokładnym porządkowaniu dokumentacji w poszczególnych częściach akt osobowych, aby sprostać wymogom prawnym i uniknąć ewentualnych sankcji.